Esperienze - Quando una persona sembra indispensabile

Contesto

Una persona era ritenuta indispensabile perché concentrava informazioni e competenze apparentemente non presenti altrove. Quando era assente non si sapeva come gestire attività, clienti e documenti. Il contesto era diventato poco sostenibile anche per i colleghi.

La criticità nel lavoro quotidiano

Ogni assenza poteva fermare o rallentare attività e risposte ai clienti, perché colleghi e proprietà non avevano accesso alle stesse informazioni. La percezione di indispensabilità rendeva difficile intervenire anche su comportamenti problematici e aumentava la fatica sia per la persona sia per chi lavorava con lei.

Intervento

01
Mappatura delle attività e delle informazioni concentrate nel ruolo.
02

Affiancamento diretto della persona durante il lavoro.

03

Costruzione di procedure validate dalla proprietà.

04

Condivisione e trasferimento progressivo delle conoscenze.

05

Affiancamento tra colleghi per comprendere attività, difficoltà ed esigenze reciproche.

06

Utilizzo del gestionale per rendere documenti e informazioni accessibili.

07

Verifica della capacità del gruppo di gestire attività e clienti anche durante le assenze.

Cosa è cambiato

L’azienda ha riconosciuto che non era la persona a essere indispensabile, ma le informazioni concentrate su di lei. Rendendo visibili attività, documenti e conoscenze, il lavoro ha potuto proseguire con maggiore continuità anche durante le assenze. Ridotta la dipendenza, è diventato possibile affrontare anche i comportamenti e le persone hanno iniziato a lavorare con maggiore sicurezza e minore fatica.

Tempo necessario in questo caso

Circa dodici mesi per rendere visibili attività e informazioni, trasferire le conoscenze e ridurre la dipendenza. Solo dopo questo passaggio è stato possibile lavorare anche sui comportamenti.

Tutte le esperienze

Quando tutto passa dalla direzione

vai all’esperienza –>

Quando la crescita richiede un’organizzazione diversa

vai all’esperienza –>

Quando ogni cliente veniva gestito in modo diverso

vai all’esperienza –>

Dalle decisioni alla macchinetta del caffè a un sistema di gestione condiviso

vai all’esperienza –>

Quando una persona sembra indispensabile

vai all’esperienza –>

PRIMO CONFRONTO

Parliamo di una situazione simile

Se anche da te il lavoro si blocca o rallenta quando manca una persona “indispensabile”, possiamo mappare attività e informazioni, condividere conoscenze e ridurre la dipendenza dal singolo per garantire continuità e meno fatica per tutti.

Valutiamo il tuo caso
Torna su