Le responsabilità che nessuno si assume
Ci sono problemi perfettamente visibili che rimangono aperti per settimane o mesi. Ciò che manca non è la consapevolezza: è l’assunzione di responsabilità.
Un problema visibile che nessuno risolve
Non si tratta necessariamente di problemi complessi. Non richiedono investimenti importanti, competenze particolari o decisioni strategiche. Eppure continuano a esistere.
Vengono segnalati, discussi durante le riunioni e inseriti negli elenchi delle attività da fare. Tutti sanno che rappresentano un problema. Tutti concordano sul fatto che dovrebbero essere risolti. Eppure nessuno li risolve.
La reazione più comune è pensare che le persone non abbiano sufficiente iniziativa o che non vogliano esporsi. In alcuni casi può essere vero. Molto più spesso le persone non si assumono una responsabilità perché non hanno chiaro se quella responsabilità appartenga davvero a loro.
Le aree grigie
Nelle organizzazioni esistono attività che coinvolgono più funzioni, decisioni che attraversano diversi livelli gerarchici e problemi che nascono in un reparto ma producono conseguenze in un altro. In questi spazi di confine è facile che la responsabilità diventi sfumata.
Tutti pensano che qualcuno dovrebbe intervenire. Nessuno è sicuro di essere quel qualcuno.
Quando accade, le persone chiedono conferme, coinvolgono altri colleghi, inseriscono altre persone nelle e-mail, aspettano indicazioni o rimandano una decisione. Non perché non vogliano lavorare, ma perché non hanno sufficiente chiarezza per sentirsi legittimate ad agire.
La mancanza di chiarezza genera incertezza. L’incertezza genera attesa. E l’attesa genera immobilismo.
Quando qualcuno si fa carico di tutto
Con il tempo alcune persone iniziano a farsi carico di tutto. Sono quelle considerate più affidabili, disponibili o competenti. Intervengono quando gli altri esitano e risolvono problemi che formalmente non sarebbero di loro competenza.
All’inizio sembra un vantaggio: l’azienda sa di poter contare su qualcuno. In realtà sta costruendo una dipendenza. Ogni volta che una responsabilità non viene distribuita correttamente, si rafforza l’idea che qualcuno arriverà comunque a risolvere il problema.
Così il sistema smette di sviluppare autonomia. Le decisioni si concentrano, le persone aspettano e le stesse figure vengono coinvolte sempre più spesso, fino a diventare un collo di bottiglia.
Che cosa serve per assumersi una responsabilità
Per assumersi una responsabilità servono tre elementi fondamentali:
- Sapere di esserne responsabili.
- Avere l’autorità necessaria per agire.
- Conoscere i confini entro i quali prendere decisioni.
Quando manca anche solo uno di questi elementi, la responsabilità tende a diventare teorica. Esiste sulla carta, ma fatica a tradursi in comportamento.
Per questo, quando incontro un problema che nessuno affronta, preferisco chiedermi se l’organizzazione abbia creato le condizioni affinché qualcuno potesse realmente assumersene la responsabilità.
Le organizzazioni efficaci non si limitano ad assegnare responsabilità. Le rendono chiare, comprensibili e sostenibili. E quando questo accade, i problemi trovano finalmente un proprietario.
Sono Stefania Viele, consulente di sviluppo organizzativo e sostenibilità del lavoro. Lavoro con imprenditori e Direzioni quando l’organizzazione non sta più al passo con la crescita dell’azienda: ruoli che si sovrappongono, decisioni che passano tutte dalla Direzione, processi che non funzionano più come una volta.