Pensavo lo facesse lui

Quando le responsabilità non sono chiare, il problema non è la mancanza di collaborazione. È che nessuno sa davvero di cosa deve occuparsi.

Quante volte hai sentito questa frase?

“Pensavo lo facesse lui.”

È una frase che arriva quasi sempre quando qualcosa non è stato fatto: una richiesta del cliente rimasta senza risposta, un ordine mai inviato, un’attività dimenticata, un problema scoperto troppo tardi.

Quando si cerca di capire cosa sia successo, nessuno dice di essersi rifiutato di lavorare. Tutti erano convinti che qualcun altro se ne stesse occupando.

Il problema non è la distrazione

La spiegazione più semplice è pensare che qualcuno si sia dimenticato, che ci sia stata poca attenzione o che sia mancata precisione. A volte è vero. Molto più spesso, però, il problema è un altro.

L’attività non aveva un proprietario. Era nella disponibilità di tutti. E proprio per questo, alla fine, non è stata fatta da nessuno.

Perché succede?

Nelle organizzazioni poco strutturate capita spesso che le responsabilità vengano date per scontate. Si pensa che le persone sappiano già cosa devono fare, che l’esperienza sia sufficiente o che basti lavorare insieme da tanto tempo.

Ma la familiarità non sostituisce la chiarezza. Quando un processo non definisce con precisione chi è responsabile di ogni attività, le interpretazioni aumentano. E ogni interpretazione apre la porta agli equivoci.

Il costo nascosto

L’effetto più evidente è l’attività dimenticata. Quello meno evidente è ciò che succede dopo: si cercano i responsabili, si perde tempo a ricostruire cosa sia accaduto, si creano tensioni e le persone iniziano a difendersi invece di collaborare.

Poco alla volta, la fiducia reciproca diminuisce. Non perché manchi la volontà, ma perché manca un sistema che renda chiare le responsabilità.

Collaborare non significa fare tutto

Una squadra efficace non è quella in cui tutti fanno tutto. È quella in cui ognuno sa esattamente quale contributo è chiamato a dare.

Collaborare significa aiutarsi, non sostituirsi continuamente agli altri. Quando ruoli e responsabilità sono chiari, le persone collaborano meglio. Quando non lo sono, ogni attività rischia di rimanere sospesa.

Una domanda diversa

Forse la domanda non dovrebbe essere: “Chi ha sbagliato?”. Ma piuttosto: “Era chiaro, fin dall’inizio, chi fosse responsabile di questa attività?”.

Perché, se la risposta è no, il problema non nasce dalla persona. Nasce dall’organizzazione.

Uno dei primi segnali

Nel mio lavoro ascolto con attenzione le frasi che si ripetono nelle aziende. “Pensavo lo facesse lui” è una di quelle che considero un segnale importante.

Non racconta soltanto un’attività dimenticata. Racconta un’organizzazione in cui le responsabilità non sono abbastanza chiare da permettere alle persone di lavorare con continuità.

Ed è proprio da questa mancanza di chiarezza che iniziano molti rallentamenti.