Ne avevamo già parlato

Quando gli stessi problemi tornano continuamente, il problema non è la memoria delle persone. È il sistema che non trasforma le decisioni in azioni.

Quante volte hai sentito questa frase?

“Ne avevamo già parlato.”

È una frase che compare spesso durante una riunione. Qualcuno solleva un problema. Qualcun altro ricorda che era già stato affrontato settimane, mesi o addirittura anni prima. Per qualche istante cala il silenzio. Poi la conversazione riparte. E tutto continua come prima.

Il problema non è dimenticare

Nella maggior parte dei casi le persone ricordano benissimo ciò di cui si è parlato. Ricordano le riunioni, le decisioni e anche le buone intenzioni.

Quello che manca è il passaggio tra la decisione e l’esecuzione. Le attività non vengono assegnate, le responsabilità non sono chiare e le scadenze non vengono monitorate. Così ogni riunione produce nuove decisioni, ma poche trasformazioni concrete.

Perché succede?

Spesso si pensa che servano più riunioni, più confronti e più momenti di allineamento. In realtà il problema raramente è la quantità delle riunioni.

Molte organizzazioni non hanno un sistema che trasformi ciò che viene deciso in ciò che viene realmente fatto. Una decisione, da sola, non cambia un’organizzazione.

Serve qualcuno che sappia cosa fare, entro quando farlo, con quali responsabilità e come verificare che sia stato completato.

Il costo nascosto

Quando questo passaggio manca, gli stessi argomenti tornano continuamente. Le persone iniziano ad avere la sensazione di perdere tempo, le riunioni diventano sempre più lunghe e la fiducia diminuisce.

Se ogni volta si riparte dallo stesso punto, diventa difficile credere che questa volta sarà diverso. Nel frattempo, i problemi rimangono.

Le riunioni non producono risultati

Le riunioni servono a prendere decisioni. I risultati arrivano dopo: quando qualcuno esegue ciò che è stato deciso, ogni attività ha un responsabile, esiste una scadenza e qualcuno verifica che il lavoro sia stato concluso.

Senza questo passaggio, anche la migliore riunione rimane soltanto una conversazione.

Una domanda diversa

Forse la domanda non dovrebbe essere: “Perché parliamo sempre delle stesse cose?”. Ma piuttosto: “Che cosa succede alle decisioni una volta terminata la riunione?”.

È lì che si misura la qualità dell’organizzazione: non nella capacità di discutere, ma nella capacità di trasformare le decisioni in risultati.

Uno dei primi segnali

Nel mio lavoro ascolto con attenzione le frasi che si ripetono nelle aziende. “Ne avevamo già parlato” è una di quelle che considero un campanello d’allarme.

Non perché ci si confronti troppo, ma perché racconta che, da qualche parte, il collegamento tra decisione ed esecuzione si è interrotto. Ed è proprio lì che inizia il rallentamento dell’organizzazione.